Cargo stream wprowadza nowe narzędzie do organizacji długoterminowych przetargów na usługi logistyczne. Według firmy, nowy system pomoże firmom kupującym usługi logistyczne zaoszczędzić około jednej piątej rocznego budżetu na logistykę i przyspieszyć proces ustawiania przetargu nawet o 80%.
Problemy klientów pomogły w stworzeniu rozwiązania
Zarówno duże firmy produkcyjne i dystrybucyjne, jak i mniejsze przedsiębiorstwa oraz firmy spedycyjne stają przed koniecznością przeprowadzenia przetargu na usługi logistyczne. Jednak zdominowany przez rynek proces zamówień jest nieefektywny i nie tylko czasochłonny, ale także prowadzi do nieprzewidzianych kosztów, mówi Sarunas Belickas, COO w Cargo stream.
„Doświadczenie naszego zespołu i rozmowy z klientami Cargo stream pokazały, że przetargi są jednym z najistotniejszych obszarów problemowych dla firm kupujących usługi logistyczne. Proces, który stosują, jest nieefektywny od samego początku i nawet po zrealizowaniu zamówienia nie zapobiega wzrostowi rzeczywistych cen w porównaniu z cenami podanymi w przetargu” – powiedział P. Belickas.
Według eksperta, wiele firm stara się uzyskać oferty od jak największej liczby dostawców w każdym rocznym, półrocznym lub kwartalnym zamówieniu. Nie wystarczy jednak otrzymanie ofert za pomocą poczty elektronicznej lub innych narzędzi cyfrowych – ceny i inne niestandardowe dane muszą być ręcznie przeniesione do dokumentu Excel, co pozwala na porównanie wszystkich danych i wybór najatrakcyjniejszej oferty. Wydłuża to czas od wysłania zaproszeń do wyłonienia zwycięzcy, nawet w przypadku niewielkiego zamówienia.
Czas to nie jedyny problem związany z tym procesem. Z badań przeprowadzonych w firmach wynika, że szczególnie częste są nieprzewidziane podwyżki cen u dostawców, które mogą pozostać niezauważone przez klientów, co powoduje znaczne straty sięgające nawet 20% rocznego budżetu logistyki. Dzieje się tak dlatego, że klienci zazwyczaj nie dysponują zasobami pozwalającymi na ręczne sprawdzenie każdej faktury pod kątem oferty otrzymanej w momencie zakupu, a kolejne audyty nie zapobiegają wzrostowi cen w czasie rzeczywistym.
Każdy szczegół przemyślany
Rozwiązanie Cargo stream dla firm kupujących usługi logistyczne to maksymalnie zautomatyzowany system przetargów i zarządzania zleceniami. Dzięki Cargo stream załadowcy mają dostęp do platformy, na której mogą wybrać najlepsze formy swoich przetargów. Zaproszenia do ich wypełnienia są następnie automatycznie wysyłane do wybranych dostawców. Zaproszenia z linkiem do logowania mogą być wysyłane do dostawców z bazy organizacji zakupowej lub firm transportowych już zarejestrowanych na platformie.
„Składając zamówienia na usługi długoterminowe na naszej platformie, dostawcy natychmiast otrzymują ustandaryzowane dane wprowadzone w szablonach dostosowanych do ich potrzeb. Po otrzymaniu dane są analizowane przez nasz system i proponowani są zwycięzcy, dzięki czemu klienci muszą jedynie potwierdzić swój wybór” – skomentował pan Belickas.
Dostawcy usług logistycznych korzystający z Cargo stream oszczędzają również czas, korzystając z szablonów ofert, które pozwalają im na ustalenie cen i natychmiastowe złożenie oferty.
Po wybraniu dostawcy usług klienci mogą również zarządzać dalszymi procesami na platformie Cargo stream. Za jej pomocą mogą podpisywać umowy, tworzyć zamówienia, śledzić ich przebieg oraz komunikować się z dostawcami – to funkcje, których nie oferuje żadne inne narzędzie do obsługi zamówień. Cargo stream automatycznie analizuje i porównuje faktury otrzymane na platformie z fakturami uzgodnionymi w momencie zakupu i nie zezwala na podwyżki cen bez podania przyczyny.
Organizatorzy przetargów mogą otrzymywać raporty dotyczące uczestników i wyników zakupów w czasie rzeczywistym lub na koniec wybranego okresu, mierząc w ten sposób sukces każdego projektu. Wreszcie, kolejne przetargi można organizować po prostu powielając poprzedni lub modyfikując i dostosowując go do zmieniających się potrzeb.
„Wraz z naszym zespołem ekspertów, którzy mają bogate doświadczenie po różnych stronach logistycznej barykady, postawiliśmy sobie za cel stworzenie narzędzia, które zautomatyzowałoby najbardziej czasochłonne procesy, jednocześnie oszczędzając pieniądze i zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia błędów lub opóźnień. Jesteśmy zachwyceni wynikiem, jaki osiągnęliśmy dzięki narzędziu do organizacji zamówień – szacujemy, że przyspiesza ono organizację zamówień nawet o 80%” – podsumował COO Cargo stream.